Naujausios
Ar mokame rašyti elektroninius laiškus?
Viena iš pagrindinių dalykinio bendravimo priemonių – elektroninis paštas. Elektroniniai laiškai gali būti asmeniniai ir dalykiniai. Asmeninių elektroninių laiškų turinys priklauso ir nuo bendrosios siuntėjo kultūros, ir nuo siuntėjo bei gavėjo bendravimo lygio. Dalykiniams laiškams keliami griežtesni reikalavimai.
Aušrinė RINKEVIČIENĖ, Šiaulių m. savivaldybės administracijos Viešųjų ryšių skyriaus vyriausioji specialistė (kalbos tvarkytoja)
Etiketas ir įvaizdis
Elektroninėje erdvėje etiketas turi savo niuansų. Čia žmogus, su kuriuo bendraujame, nemato mūsų mimikos, kūno kalbos, negirdi mūsų tono. Todėl toks bendravimas tampa dar sudėtingesnis ir tinkamam įvaizdžiui sudaryti reikalingos daug didesnės pastangos.
Bendraudami elektroniniu paštu ne tik siekiame įgyvendinti įvairius darbo uždavinius, bet ir kuriame savo kaip darbuotojo bei įstaigos, įmonės įvaizdį. Todėl mokėti tinkamai rašyti elektroninius laiškus tiek pat svarbu, kiek ir oficialius dokumentus. Rašydami elektroninius laiškus, turėtume laikytis įprastų elgesio taisyklių, kalbos etiketo reikalavimų ir nepamiršti lietuvių kalbai būdingų dalykinio bendravimo normų. Klaidos parodo rašančiojo neišprusimą, skubėjimą ir nepagarbą. Geros manieros rašant elektroninį laišką tokios pat svarbios kaip ir kalbant telefonu.
Siunčiamo elektroninio laiško eilutėje „Tema“ (Subjekt) reikia nurodyti savo laiško antraštę, kad gavėjas, dar neperskaitęs laiško, žinotų informaciją apie laiško turinį. Antraštė turi būti informatyvi, atspindėti laiško temą ir atskleisti pagrindinę mintį, pavyzdžiui: „Skyriaus darbuotojų pasitarimas“ arba „Dėl sprendimo“. Jei atsakant į laišką keičiamas laiško turinys, reikėtų pakeisti ir laiško antraštę.
Kreipiniai
Elektroninį laišką paprastai pradedame pasisveikinimu ir kreipiniu arba tik pasisveikinimu.
Kai rašydami elektroninį laišką tiksliai nežinome adresato vardo, pavardės, pareigų, kai laiškas skirtas keletui gavėjų, kartais tik pasisveikiname, pavyzdžiui: Labas rytas, Laba diena. Tik labai artimiems žmonėms galime rašyti: Labas, Sveikas (kreipiantis į vieną asmenį daugiskaita Sveiki netinka). Tačiau kiekvienas mėgstame, kai į mus kreipiamasi ne anonimiškai, bet vardu ir (ar) pavarde. Kreipimosi žodžiai gali būti labai įvairūs. Į mažai pažįstamus, gerbtinus žmones reikia kreiptis santūriai, pagarbiai: Gerbiamasis Profesoriau, Gerbiamoji Daktare. Į visai nepažįstamus žmones tinka kreiptis tiesiog Gerbiamasis (-oji). Tik į labai artimus draugus kreipiamės vardu.
Tradicinis mandagumas reikalauja ir laiško kreipinyje, ir visame tekste iš didžiosios raidės rašyti asmenį ar asmenis, nors tas asmuo ar tie asmenys būtų minimi tik įvardžio forma (Jūs, Jūsų).
Po pasisveikinimo ar kreipinio vieni deda kablelį, kiti šauktuką. Kai po pasisveikinimo ar kreipinio rašome šauktuką, pirmąjį laiško žodį turime pradėti didžiąja raide. Tačiau elektroniniuose laiškuose po pasisveikinimo ir kreipinio dažniausiai rašomas kablelis. Tokiu atveju pirmasis laiško žodis pradedamas mažąja raide, pavyzdžiui: „Laba diena, gerbiamieji Kolegos, pranešame, kad Dokumentų rengimo aprašo darbo grupės posėdis įvyks...“
Aiškumas ir tikslumas
Elektroniniu paštu rašomi paklausimai, atsakymai ar siunčiama informacija. Bet kokiu atveju laiško tekstas turi būti paprastas, aiškus, trumpas, tikslus.
Paklausimą reikia rašyti glaustai, apsiriboti keliais sakiniais, neperkrauti teksto nereikšminga informacija, pastebėjimais. Nustatyta, kad ilgesni laiškai paliekami skaityti vėlesniam laikui, o juk atsakymo dažniausiai reikia tuoj pat. Geriausiai viename laiške rašyti viena tema. Patogu susirašinėti greičiau ir paprasčiau naudojant sakinių konstrukcijas „Jei..., tai...“ Pavyzdžiui, vietoj dviejų žinučių: „Ar gavai Tado žinutę?“ ir „Persiųsk dokumentus vedėjui“, galima parašyti vieną: „Ar gavai Tado žinutę? Jeigu taip, nusiųsk pridėtus dokumentus vedėjui.“
Rašyti laišką darbuotojui ar kolegai yra viena, tačiau prašyti pagalbos ar klausti patarimo nepažįstamojo – visai kas kita. Rašydami nepažįstamam asmeniui, pirmiausia prisistatome ir paaiškiname, kodėl rašome, pateikiame su savo prašymu susijusios informacijos (tik nereikia rašyti viso savo gyvenimo aprašymo). Derėtų pranešti, iš kur gavome to asmens kontaktinius duomenis, pasidomėti, ar jis vis dar dirba toje srityje. Paskui išdėstome prašymą, kad asmeniui, į kurį kreipiamės, būtų aiškus laiško tikslas. Mainais už prašomą informaciją galime pasiūlyti savo žinias ir pagalbą – taip bus didesnė tikimybė, kad asmuo sutiks bendradarbiauti ir padėti.
Iš anksto padėkokime už informaciją ar pagalbą, kurios prašome, bet būkime pasirengę išgirsti ir neigiamą atsaką. Net ir nesulaukę lauktosios informacijos, padėkokime už sugaištą laiką – juk asmuo, kuriam rašėme, turėjo skirti savo laiko laiškui perskaityti ir į jį atsakyti.
Atsakant į kitų laiškus, patartina išsaugoti gauto pranešimo tekstą, o savo atsakymą rašyti virš gauto teksto. Jei klausimai pateikiami papunkčiui, galime iškart po jais ir atsakyti, nes toks atsakymo būdas aiškesnis gavėjui.
Emocijos turi nurimti
Jeigu viena ar kita mintis užgavo mūsų jausmus, ar įsitikinimus, neskubėkime atrašyti – galime padaryti didelę klaidą, kurios vėliau nepajėgsime ištaisyti. Leiskime emocijoms nurimti, mąstykime blaiviai. Įžeidus laiško tonas rodo neprofesionalumą ir netaktiškumą.
Atsakyti į dalykinį laišką reikėtų per parą (ne darbo dienų neskaičiuoti), į laiškus su ženklu „!“ būtina atsakyti nedelsiant. Neverta atidėlioti tokio atsakymo, kuriam ruošti reikia laiko. Geriau trumpai informuoti, kad laiškas gautas ir nagrinėjamas, o atsakyta bus esant galimybei.
Rašydami informacinį pranešimą, laikykimės visų pirmiau minėtų taisyklių ir patarimų, sukurkime lakonišką ir konkretų tekstą.
Atsisveikinant nebūtina visada linkėti geros dienos, reikia būti išradingam. Pavyzdžiui, laišką galima baigti sakiniu: „Lauksiu Jūsų atsakymo“.
Po teksto palikus vieną tuščią eilutę rašomi mandagumo žodžiai „Pagarbiai“ ar „Su pagarba“ (po jų kablelio rašyti nereikia).
Pasirašant asmeninius laiškus, užtenka vardo ir pavardės arba tik vardo. Įstaigos ar įmonės darbuotojo parašą sudaro vardas ir pavardė, pareigos, įstaigos ar įmonės pavadinimas, darbo arba mobiliojo telefono numeriai, jei reikia, galima nurodyti fakso numerį ir interneto svetainės adresą.
Vaizdas
Elektroniniame laiške viena pastraipa nuo kitos turėtų būti atskiriama tuščia eilute. Vienoje pastraipoje nereikėtų rašyti daugiau kaip 5–7 eilučių. Sunkiau yra skaityti tas laiško eilutes, kurios ilgesnės negu 70 ženklų. Svarbų tekstą geriau surašyti teksto redaktoriumi ir nukopijuoti į elektroninį laišką arba siųsti kaip priedą.
Dalykiniam elektroniniam laiškui šypsenėlės ir kiti simboliai netinka, nors ir suteikia tekstui emocionalumo, gyvumo. Norint tam tikrą teksto vietą pabrėžti, ją galima pabraukti, paryškinti, rašyti pasvirusiu šriftu ar didžiosiomis raidėmis – jos internete reiškia šūktelėjimą ar šaukimą.
Elektroniniuose laiškuose reikia vengti kalbos klaidų, nes su klaidomis parašytas tekstas atrodo nepatikimas. Apklausos rodo, kad gramatines klaidas žmonės laiko ne tik kalbos neišmanymu, bet ir profesinės kompetencijos stoka.
Reikia vengti elektroninio šveplavimo, nes nelietuviškomis raidėmis parašytą tekstą sunkiau perskaityti. Be to, manoma, kad ydingam įpročiui pasiduoda žmonės, prastai mokantys gramatiką. Atlikus tyrimus pastebėta, kad netaisyklinga rašyba yra tiesiogiai proporcinga kitų rašybos taisyklių nesilaikymui, t. y. šveplai rašantis žmogus dažniausiai nesilaiko jokių rašybos taisyklių: nevartoja skyrybos ženklų, praleidžia raides, nepaiso didžiųjų ir mažųjų raidžių rašybos normų, painiai ir neaiškiai dėto mintis.
Patikrinkite dar kartą
Taigi, prieš spausdami „Išsiųsti“ (angl. Send) mygtuką, būtinai perskaitykime laišką dar kartą, išmeskime tai, kas nebūtina, ir ištaisykime klaidas – jų tikrai rasime!
Ilgesnė informacija, nuotraukos, piešiniai ir pan. turėtų būti siunčiami kaip elektroninių laiškų priedai. Siunčiant priedus, reikia laiške apie tai informuoti.
Tiek prie elektroninio, tiek prie paštu siunčiamo laiško priedus pridedame, o ne prisegame. Taigi pasakymų prisegti, prisegtukas ir kt. dalykinėje kalboje reikėtų vengti.
Informacinių technologijų specialistai įspėja nesiųsti brukalų (angl. spam), nes tai gali pakenkti įstaigos, įmonės įvaizdžiui ir kelti pavojų siuntėjo pašto serveriui patekti į vadinamuosius juoduosius sąrašus.
Akivaizdu, kad taisyklingai parašyti elektroniniai laiškai gerina asmeninį darbuotojo ir visos įstaigos, įmonės įvaizdį, padeda išvengti bendravimo nesusipratimų.
Laikykimės minėtų taisyklių – ir bendravimas elektroniniu paštu taps paprastesnis, greitesnis ir solidesnis.
