Naujausios
Čia dažnai kyla klausimas – ar verta naudoti dokumentų valdymo sistemą (DVS), ar pakanka paprastų įrankių, pavyzdžiui, kompiuterio aplankų ar „Google Drive“?
Dokumentų tvarkymo iššūkiai freelanceriams
Iš pirmo žvilgsnio gali atrodyti, kad freelanceriai turi nedaug dokumentų – sąskaitos už atliktus darbus, kelios sutartys su klientais, galbūt keli finansiniai dokumentai, tačiau ilgainiui jų kiekis didėja, o kartu ir painiava.
Įprastos problemos:
● Dokumentai išsiblaško tarp skirtingų el. pašto dėžučių ar laikmenų.
● Sunku greitai rasti reikalingą sutartį ar sąskaitą.
● Kyla rizika prarasti duomenis, jei sugenda kompiuteris.
● Dokumentų versijos nevaldytos – sunku žinoti, kuri galutinė.
Tai ne tik kelia stresą, bet ir gali brangiai kainuoti: praleistas sąskaitos terminas, pamesta sutartis ar neaiškus dokumentų archyvas.
Kada verta pagalvoti apie DVS?
Dokumentų valdymo sistema nėra būtinybė kiekvienam freelanceriui, bet tam tikrais atvejais ji tampa labai naudinga.
Specialistai rekomenduoja pagalvoti apie DVS, jei:
● Klientų skaičius nuolat auga.
● Pasirašomos sutartys su įmonėmis, kuriose būtina griežta dokumentų kontrolė.
● Dirbama su konfidencialia informacija, reikalaujančia papildomo saugumo.
● Atsiranda poreikis dokumentus pasirašyti elektroniniu parašu.
Tokiu atveju DVS padeda centralizuotai saugoti visą informaciją, greitai ją pasiekti ir užtikrinti saugumą.
Konica Minolta DVS siūlomos funkcijos
DVS privalumai freelanceriams
Nors įmonėms DVS dažnai reikalinga dėl didelio dokumentų srauto, freelanceriai taip pat gali iš to gauti daug naudos. Net jei dokumentų kiekis nėra toks milžiniškas kaip didelėje įmonėje, tvarka ir skaitmeniniai sprendimai leidžia dirbti profesionaliau bei efektyviau.
Aiški struktūra – visi dokumentai saugomi vienoje vietoje.
Dažnas freelancerių įprotis – kaupti dokumentus įvairiuose kompiuterio aplankuose, el. pašte ar net „Google Drive“. Laikui bėgant failai išsibarsto, ir prireikus konkrečios sąskaitos ar sutarties ją surasti tampa sudėtinga. DVS leidžia viską centralizuoti: klientų sutartys, sąskaitos, mokesčių dokumentai, ataskaitos – viskas aiškiai sudėliota pagal kategorijas.
Greita paieška – nereikia naršyti per dešimt aplankų ieškant vieno failo.
Dokumentų valdymo sistemos turi integruotą paiešką pagal raktinius žodžius, datą, kliento pavadinimą ar kitus kriterijus. Tai reiškia, kad prireikus seno dokumento, jo ieškojimas užtruks kelias sekundes, o ne pusvalandį. Freelanceriai, kurie dirba su keliolika klientų vienu metu, ypač vertina šią galimybę.
Saugumas – dokumentai laikomi debesyje, apsaugoti nuo praradimo.
Sugedęs kompiuteris, pamesta atmintinė ar neteisingai ištrintas failas gali tapti didžiule problema. Naudojant DVS, visi dokumentai laikomi debesų saugykloje, su atsarginėmis kopijomis ir prieigos kontrolės mechanizmais. Tai suteikia ramybę, kad net ir netikėtos techninės problemos nesunaikins svarbios informacijos.
Versijų valdymas – aišku, kuri sutarties ar sąskaitos versija yra galutinė.
Dirbant su klientais dažnai tenka keisti dokumentus, taisyti sąlygas ar koreguoti sąskaitas. Rankiniu būdu saugant kelias versijas (pvz., „sutartis_final“, „sutartis_final2“, „sutartis_paskutinė“) galima lengvai pasimesti. DVS automatiškai seka dokumentų versijas, todėl visada aišku, kuri yra naujausia, o prireikus galima grįžti prie ankstesnės.
Prieiga iš bet kur – dokumentus galima pasiekti telefone ar planšetėje.
Freelancerių darbas dažnai vyksta ne tik biure, bet ir kavinėje, kelionėje ar kliento susitikime. DVS leidžia pasiekti reikiamą dokumentą bet kurioje vietoje ir bet kuriuo metu. Tai suteikia lankstumo ir leidžia atrodyti profesionaliai – klientui prireikus dokumento, jį galima parodyti iškart.
Ar tai apsimoka finansiškai?
Dauguma individualią veiklą vykdančių asmenų baiminasi dėl papildomų kaštų, tačiau šiuolaikinės dokumentų valdymo sistemos siūlomos pagal prenumeratos modelį, todėl kainos yra prieinamos net ir mažam verslui. Kai kurios sistemos turi nemokamas versijas su pagrindinėmis funkcijomis, kurios visiškai pakanka freelanceriams.