Naujausios
Ilgą laiką personalo valdymas Lietuvos įmonėse buvo segtuvų ir gerų santykių reikalas: darbo sutartis pas administratorę, tabelis pas vadovą, atlyginimai pas buhalterę, atostogų likučiai Excel lentelėje, kurią pildo kas nors iš jų. Nuo šių metų tai nebeveikia ne dėl technologijų, o dėl teisės aktų: valstybė iš darbdavio pradėjo prašyti duomenų, kurių tokioje sistemoje niekas neturi vienoje vietoje.
Ką sužinosite?
· Kokie nauji reikalavimai darbdaviams įsigaliojo šiais metais
· Keturis duomenų rinkinius, kuriuos apie kiekvieną darbuotoją reikia turėti nuolat
· Kodėl Excel ir segtuvai nebeatlaiko ir kur tiksliai lūžta
· Kuo skiriasi personalo valdymo sistema nuo apskaitos programos
· Nuo ko pradėti, jei įmonėje 20, 50 ar 200 darbuotojų
Kas pasikeitė šiais metais
Du dalykai vienu metu. Pirma, Darbo kodekso pakeitimai patikslino įspėjimo apie atleidimą terminus ir kitas nuostatas, o kartu su jais liko galioti sena, bet dažnai pamirštama prievolė: pagal Darbo kodekso 120 straipsnį darbdavys privalo tvarkyti darbuotojų darbo laiko apskaitą, įskaitant viršvalandžius, darbą naktį, švenčių ir poilsio dienomis. Antra, ir tai didesnis pokytis, įgyvendinant Europos Sąjungos atlygio skaidrumo direktyvą, nuo 2026 metų birželio darbdaviai Sodrai kas mėnesį teikia duomenis apie kiekvieno darbuotojo pareigybių kategoriją, faktiškai išdirbtas valandas ir darbo užmokestį; didesnėms įmonėms nuo 2027 metų prisideda periodinės darbo užmokesčio ataskaitos pagal pareigybių grupes ir lytį, kaip apibendrina darbo teisės specialistų apžvalgos.
Praktinė pasekmė: personalo valdymas iš vidinės įmonės tvarkos tapo išorine ataskaita su terminais. Ir ataskaita reikalauja, kad trys skirtingi duomenų šaltiniai, laikas, atlyginimas ir pareigybė, sutaptų iki valandos ir iki euro. Segtuvų sistemoje jie niekada nesutampa, nes juos pildo trys skirtingi žmonės skirtingu laiku.
Keturi duomenų rinkiniai apie kiekvieną darbuotoją
Laikas. Faktiškai dirbtos valandos, ne grafikas. Skirtumas tarp planuoto ir faktinio laiko yra ta vieta, kur atsiranda viršvalandžiai, kurių niekas neapmokėjo, ir suminės apskaitos klaidos, kurias randa Darbo inspekcija. Įmonėms su pamainomis tai sudėtingiausias iš keturių rinkinių.
Atlyginimas. Ne tik suma, bet ir jos struktūra: bazinis, priedai, priemokos už naktį, kompensacijos. Būtent struktūra reikalinga naujoms ataskaitoms, nes lyginamas ne galutinis skaičius, o jo dalys pagal pareigybių grupes.
Pareigybė ir jos istorija. Kokiai kategorijai darbuotojas priskirtas, nuo kada, kas buvo prieš tai. Įmonėse, kur pareigybės aprašytos tik darbo sutartyje, ši informacija egzistuoja, bet jos nėra kaip surinkti.
Dokumentai ir terminai. Sutartis, jos pakeitimai, atostogų likučiai, sveikatos patikrų datos, mokymų pažymėjimai. Rinkinys, kuris rečiausiai reikalingas ataskaitoms ir dažniausiai reikalingas ginčo metu.
Kol kiekvienas rinkinys gyvena savo faile, jų suderinimas kiekvieną mėnesį yra rankinis darbas. Personalo valdymo sistema, kaip aiškina Labbis, kurio Bonus modulis apima darbo laiko apskaitą, darbo užmokestį, personalo duomenis, ataskaitas ir darbuotojų savitarną, iš esmės yra vienas įrašas apie darbuotoją, iš kurio visi keturi rinkiniai išplaukia patys. Tada ataskaita Sodrai yra ataskaita, o ne projektas.
Kur tiksliai lūžta Excel
Excel nelūžta ties 10 darbuotojų. Jis lūžta ties pirmu pakeitimu atgaline data: darbuotojas atnešė nedarbingumo pažymėjimą už praėjusį mėnesį, tabelis jau uždarytas, atlyginimas išmokėtas, ataskaita išsiųsta. Segtuvų sistemoje tai reiškia tris pataisymus trijose vietose ir vieną žmogų, kuris turi prisiminti visas tris. Sistemoje tai vienas įrašas, kuris perskaičiuoja likusius.
Antra lūžio vieta yra darbuotojų klausimai. „Kiek man liko atostogų“, „kodėl toks NPD“, „kada baigiasi mano sveikatos patikra“ yra klausimai, kuriuos 50 darbuotojų užduoda kelis kartus per mėnesį, ir kiekvienas atsakymas reikalauja atidaryti failą. Savitarna, kai darbuotojas pats mato savo duomenis, nėra patogumas; tai valanda per dieną, kurią personalo specialistas atgauna.
Trečia lūžio vieta yra darbuotojų kaita. Šiemet pasikeitę įspėjimo apie atleidimą terminai priklauso nuo stažo darbovietėje, ir ilgiausiai dirbantiems jie pailgėjo. Įmonė, kuri stažą skaičiuoja iš darbo sutarties datos rankomis, klysta ne todėl, kad nemoka skaičiuoti, o todėl, kad darbuotojas prieš penkerius metus buvo perkeltas iš kitos grupės įmonės ir tai užrašyta tik įsakyme, kurio niekas nebeprisimena. Vienas klaidingas terminas ginče kainuoja daugiau nei metinė sistemos licencija.
Kuo personalo sistema skiriasi nuo apskaitos programos
Dažna klaida: manyti, kad buhalterinė programa, kuri skaičiuoja atlyginimus, jau yra personalo valdymo sistema. Apskaitos programa žino, kiek išmokėta. Ji nežino, kodėl: kokiu grafiku dirbta, kas patvirtino viršvalandžius, kada darbuotojas prašė atostogų ir kas jam atsakė. Naujoms ataskaitoms reikia būtent „kodėl“, todėl įmonės, kurios iki šiol tvarkėsi vien apskaitos programa, dabar ieško antros sistemos arba tokios, kur abi yra viena.
Vertinant sprendimus verta klausti trijų dalykų: ar darbo laiko apskaita ir atlyginimų skaičiavimas vyksta iš tų pačių duomenų, ar sistema pati žino Lietuvos taisykles (suminė apskaita, NPD, Sodros formos), ir ar darbuotojas gali pats matyti savo duomenis. Trys „taip“ reiškia, kad mėnesinė ataskaita bus penkių minučių darbas. Tikslią prievolių apimtį ir terminus pagal įmonės dydį verta pasitikrinti teisininkų apžvalgoje apie darbo apmokėjimo sistemą, nes reikalavimai skiriasi 50 ir 250 darbuotojų įmonei.
Nuo ko pradėti pagal įmonės dydį
Iki 20 darbuotojų: pirmiausia sutvarkyti pareigybių sąrašą ir kategorijas, nes tai vienintelis rinkinys, kurio jokia sistema nesukurs pati. Tada perkelti laiko apskaitą iš popieriaus į vieną vietą, kad ir paprastą. 20–100 darbuotojų: tai dydis, kur segtuvai lūžta garantuotai ir kur viena sistema laikui, atlyginimui ir dokumentams atsiperka per pirmus metus vien sutaupytu personalo specialisto laiku. Virš 100: sistema greičiausiai jau yra; klausimas, ar ji sujungta su apskaita, ar dvi sistemos derinamos rankomis, o tai ir yra ta vieta, kur gimsta ataskaitų neatitikimai.
Bet kuriuo atveju pradėti verta nuo audito: paimti tris atsitiktinius darbuotojus ir per valandą surinkti visus keturis rinkinius apie kiekvieną. Jei nepavyko, tai ir yra atsakymas, kas laukia birželį.
Šiaulių krašto įmonėms tai aktualu ne mažiau nei sostinės: apie rajono gamybos verslą, kuriame dirba 65 darbuotojai ir kuris eksportuoja į Vokietiją bei Skandinaviją, portalas rašė pristatydamas Šiaulių pramonininkų asociacijos renginį, ir būtent tokio dydžio įmonė yra ta, kur segtuvai lūžta pirmiausia, o viena sistema laikui, atlyginimui ir dokumentams atsiperka per metus. Įmonė, kuri nežino, ką turi, negali žinoti, ko jai trūksta.
Užs. Nr. 598856