Naujausios
Popierinių dokumentų privalumai ir trūkumai
Popieriniai dokumentai vis dar turi savo nišą:
● Kai kuriose šalyse specifiniams dokumentams vis dar reikalaujamas popierinis variantas (pvz., tam tikri notariniai veiksmai).
● Tam tikros sutartys ir dokumentai kartais turi būti fizinėje formoje dėl vietinių reglamentų ir reikalavimų.
● Tam tikrose situacijose fizinis dokumentas gali būti paprastesnis pasirinkimas vienkartiniams veiksmams.
Tačiau trūkumai tampa vis sunkiau ignoruojami:
● Popierinių dokumentų saugumo rizika didėja – jie gali būti prarasti, sugadinti gaisro ar potvynio metu, pavogti.
● Tvarkant popierinius dokumentus procesas užtrunka – nuo pasirašymo iki pristatymo, registravimo ir archyvavimo.
● Fizinio archyvo išlaikymas kainuoja – patalpos, spinta, popierius, kurjeriai, spausdinimo įranga.
Svarbiausia, kad popierinių dokumentų naudojimas vis dažniau tampa išimtimi, o ne įprasta praktika. Dauguma institucijų jau priima elektroninius dokumentus, todėl spausdinimas tampa papildomu, nebūtinu žingsniu.
Skaitmeniniai dokumentai – efektyvus ir saugus sprendimas
Skaitmeniniai dokumentai turi šiuos pranašumus:
● Apsauga – šifravimas, prieigos kontrolė ir automatinis atsarginių kopijų darymas užtikrina didesnį saugumą nei fizinė spintelė su raktu.
● Mobilumas – pasirašyti galima iš bet kurios pasaulio vietos, naudojant telefoną ar kompiuterį.
● Efektyvumas – dokumentai randami per sekundes, o ne minutes ar valandas.
Itin svarbu tai, kad elektroninis parašas, ypač kvalifikuotas, pagal ES eIDAS reglamentą turi tokią pat teisinę galią kaip ir ranka rašytas. Tai reiškia, kad tinkamai pasirašytas dokumentas teisiškai galioja visose ES šalyse be jokių papildomų patvirtinimų.
Be to, skaitmeninių dokumentų naudojimas padeda įmonėms mažinti išlaidas (iki 80% mažesnės nei tvarkant popierinius) ir spartinti sprendimų priėmimą.
Kaip pasiruošti perėjimui prie skaitmeninių procesų?
Štai trys esminiai žingsniai, padėsiantys sklandžiai pereiti prie skaitmeninių dokumentų:
● Įsivertinkite procesus – peržiūrėkite, kurie dokumentai vis dar būtinai turi būti popieriniai dėl teisinių ar kitų svarbių priežasčių, o kur galima pradėti taikyti skaitmeninius sprendimus.
● Pasirinkite sertifikuotus įrankius – naudokite tik patikimas, sertifikuotas platformas dokumentų kūrimui ir pasirašymui, užtikrinančias atitiktį ES reglamentams.
● Apmokykite darbuotojus – užtikrinkite, kad visi suprastų, kaip tinkamai kurti, pasirašyti ir tvarkyti skaitmeninius dokumentus.
Pereiti prie skaitmeninių procesų galima palaipsniui – pradėkite nuo dažniau naudojamų dokumentų, tada pereikite prie klientų sutarčių ir kitų svarbių dokumentų.
2025-aisiais skaitmeniniai dokumentai nebėra naujovė – tai jau tampa standartu. Popieriniai dokumentai išlieka reikalingi tik labai specifinėse situacijose, ir net ten pamažu traukiasi. Svarbiausia, užtikrinti teisinį dokumentų saugumą pasitelkiant visus reikalavimus atitinkantį kvalifikuotą elektroninį parašą.