Naujausios
Dokumentų valdymo sistema (DVS) leidžia organizacijoms kurti, saugoti, valdyti ir dalintis svarbiais dokumentais skaitmeniniu būdu. Tai užtikrina, kad informacija būtų pasiekiama greitai, saugiai ir paprastai, o darbuotojai galėtų susitelkti į savo užduotis, nešvaistyti laiko dokumentų paieškai ar tvarkymui. Tai taip pat leidžia sumažinti klaidų riziką ir pagerinti bendrą įmonės darbo efektyvumą. Plačiau pasakoja sistemomis prekiaujanti Rūta.
Kas yra dokumentų valdymo sistema?
Dokumentų valdymo sistema – programinė įranga, kuri leidžia organizacijoms skaitmenizuoti ir centralizuoti visus svarbius dokumentus bei informaciją. Ši sistema suteikia galimybę efektyviai organizuoti dokumentų srautus bei užtikrina, kad visi dokumentai būtų saugomi, tvarkomi ir prieinami darbuotojams pagal poreikį. Tai apima įvairių tipų dokumentus – tokius kaip sutartys, sąskaitos faktūros, ataskaitos, elektroniniai laiškai ir kiti duomenys.
„Įmonės, kurios diegia dokumentų valdymo sistemas, gali lengvai pasiekti reikiamą informaciją, užtikrinti duomenų saugumą ir užkirsti kelią dokumentų praradimui ar klaidoms. DVS taip pat suteikia galimybę automatizuoti daugelį procesų – tokių kaip dokumentų patvirtinimas ar pasirašymas, taigi taupo laiką ir mažina žmogiškųjų klaidų tikimybę“,- pasakoja Rūta.
Remiantis „Gartner“ ir „Forrester Research“ atliktais tyrimais – įmonės, kurios įdiegė dokumentų valdymo sistemas, pastebi šiuos privalumus:
● Iki 30% sumažėjęs laiko praleidimas ieškant dokumentų;
● Iki 20% padidėjusi darbuotojų produktyvumo rodikliai dėl greitesnės informacijos prieigos;
● Iki 40% sumažėjęs klaidų skaičius, susijęs su neteisingais dokumentais ar praleistais atnaujinimais;
● Iki 60% sumažėjusios administracinės išlaidos dėl automatizuotų procesų.
Šie rodikliai aiškiai rodo, kaip dokumentų valdymo sistema gali padidinti įmonės produktyvumą ir sumažinti išlaidas.
Greitesnė prieiga prie informacijos
Vienas didžiausių privalumų, kurį suteikia dokumentų valdymo sistema, yra greita ir paprasta prieiga prie dokumentų. „Atsižvelgiant į tai, kad visos įmonės dokumentacijos saugomos vienoje centralizuotoje vietoje – darbuotojams nebereikia gaišti laiko ieškant dokumentų fizinėse archyvuose ar peržiūrint nesibaigiančias pašto dėžutes. Visa reikalinga informacija pasiekiama vos keliais paspaudimais, o tai padeda greičiau atlikti kasdienes užduotis ir priimti sprendimus“,- pasakoja specialistė.
Pagal „McKinsey Global Institute“ tyrimą – darbuotojai vidutiniškai praleidžia apie 19 procentų savo darbo laiko ieškodami reikiamos informacijos. Įdiegus dokumentų valdymo sistemą – šis laiko praradimas gali būti ženkliai mažesnis.
Didesnis darbo efektyvumas ir skaidrumas
Dokumentų valdymo sistema ne tik palengvina informaciją, bet ir užtikrina, kad visi dokumentai būtų tvarkomi pagal nustatytus procesus. Tai leidžia sumažinti klaidų tikimybę ir užtikrinti, kad visi darbuotojai atliks užduotis laikydamiesi aiškių taisyklių ir terminų.
Be to, DVS leidžia stebėti dokumentų apdorojimo būseną ir pasidalijimo progresą. Tai užtikrina skaidrumą, nes visi darbuotojai gali matyti – kas yra atsakingas už konkretų dokumentą ir kada jis turi būti atliktas. Tai ypač svarbu komandiniam darbui ir garantuoja, kad projektai būtų vykdomi laiku ir efektyviai.
Dokumentų valdymo automatizavimas
Automatizavimas yra viena iš svarbiausių DVS savybių. Dokumentų valdymo sistemose galima automatizuoti daugelį procesų – tokių kaip dokumentų peržiūra, patvirtinimas, pasirašymas ir archyvavimas. Tai leidžia sutrumpinti laiką, kurį darbuotojai skiria šiems darbams ir užtikrina, kad visi procesai būtų atliekami be klaidų.
„Pavyzdžiui, sutartys gali būti automatiškai nukreipiamos tinkamiems asmenims patvirtinimui, o kai tik dokumentas pasiekia galutinį patvirtinimo etapą – jis gali būti automatiškai įtrauktas į archyvą, kad būtų lengviau pasiekiamas vėliau. Tai ne tik sumažina administracinį darbą, bet ir leidžia įmonėms daugiau dėmesio skirti savo pagrindinei veiklai“,- detalizuoja specialistė.
Saugumas ir legitimumas
Dokumentų valdymo sistema taip pat užtikrina, kad visi dokumentai būtų saugomi pagal reikalavimus laikantis konfidencialumo ir duomenų apsaugos taisyklių. Tai svarbu ne tik dėl saugumo, bet ir todėl, kad organizacijos turi laikytis įvairių teisinių ir reglamentinių reikalavimų. Dokumentų valdymo sistemos padeda automatizuoti šiuos procesus ir užtikrinti, kad visi dokumentai būtų saugomi tvarkingai.